賃貸借契約の必要書類を知りたい！必要な3つの書類をご紹介

賃貸物件に入居するためには、大家さんと賃貸借契約を結ぶ必要があります。
その際にはさまざまな書類の提出を求められますが、それぞれの書類がなぜ必要なのか、疑問に思う方も多いでしょう。
そこで今回は、賃貸借契約を結ぶときの必要書類のうち、「印鑑証明書」「住民票」「収入証明書」の3つに注目し、それぞれの概要や必要な理由について解説します。
賃貸物件を探している方は、ぜひ参考にしてみてください。

賃貸借契約の必要書類の1つである「印鑑証明書」が必要な理由

冒頭でもお伝えしたように、賃貸借契約を結ぶときには、必要書類として「印鑑証明書」「住民票」「収入証明書」の提出を求められます。
しかし、いずれも個人の情報が記載された重要な書類であるため、なぜ必要なの？と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
スムーズに賃貸借契約を結び、気持ち良く新生活に入るために、それぞれの書類がどのようなものなのか、また必要な理由、取得方法を把握しておきましょう。
まずは、賃貸借契約時の必要書類のうち、「印鑑証明書」の概要と、必要な理由について解説します。

印鑑証明書とは

印鑑証明書とは、市区町村役場に登録した印鑑が、その印鑑の所有者本人のものであることを証明する公的な書類です。
正式には、「印鑑登録証明書」といいます。
高額な取引や契約をおこなう際には、実印による捺印を求められます。
その際に印鑑証明書を提出することで、捺印をした方が契約に同意したことが保証されるのです。

必要なのは連帯保証人の印鑑証明書

賃貸物件に入居する際には、入居者の署名と認印で捺印すれば、賃貸借契約が法的に成立します。
しかし、多くの場合、連帯保証人を立てることを求められます。
これは、家賃を滞納された場合に備えて、入居者に代わって家賃を支払ってくれる方を決めておくことが目的です。
そして、連帯保証人を立てる場合は、その方の印鑑証明書を提出しなければなりません。
連帯保証人を立てられない場合は、保証会社を利用すれば賃貸物件を借りることが可能です。
保証会社を利用する場合は、連帯保証人を立てる必要がないため、印鑑証明書も不要です。

印鑑証明書が必要な理由

賃貸借契約を結ぶ際に、連帯保証人が同席することはほとんどなく、郵送などでやりとりするケースがほとんどです。
もし印鑑証明書がなければ、賃貸借契約に同意しているかどうかわからず、また、実印で捺印したのが本人であることも証明できません。
なぜなら、実印を勝手に使って契約書に捺印することも考えられるためです。
そういったリスクを回避するため、印鑑証明書の提出が求められるのです。

印鑑証明書の取得方法

印鑑証明書を取得するために、市町村役場に本人が出向くことができない場合は、家族や代理人が代わりに取得することもできます。
その場合は、本人の印鑑登録証、窓口に行く方の本人確認書類と認印が必要です。
マイナンバーカードがあれば、役所の窓口に出向かなくても、本人がコンビニエンスストアで取得できます。

賃貸借契約の必要書類の1つである「住民票」が必要な理由

次に、賃貸借契約時の必要書類のうち、「住民票」の概要と、必要な理由について解説します。

住民票とは

住民票とは、住民の氏名や住所、生年月日、性別などの情報を記録した帳票で、各市町村で作成されます。
住民の居住関係を公証するものであるため、さまざまな場面で本人確認書類として利用されます。
住民票は各市町村役場で取得できますが、交付されるのは「写し」です。
また、住民票に関する有効期限の定めはありませんが、賃貸借契約時には、取得日から3か月以内のものを提出するのが一般的です。

住民票が必要な理由

賃貸借契約に住民票の提出を求めるのは、入居者の身元確認が目的です。
単身で賃貸物件に入居する場合は、自分だけの情報が記載されていれば問題ないため、住民票の「一部事項証明（妙本）」を提出します。
家族で入居する場合は、入居する方全員の身元確認が必要です。
したがって、入居する家族の情報や家族構成がわかる「全部事項証明（謄本）」の提出を求められます。
また、知人などと同居する際は、それぞれの「一部事項証明（妙本）」が必要です。

マイナンバーの記載がないものを提出する

マイナンバー制度により、マイナンバーの記載がある住民票を取得することも可能です。
しかし、賃貸借契約時には、マイナンバーが記載されていない住民票を提出します。
マイナンバーには、個人の所得や金融機関の口座、年金といった重要な個人情報がひもづいています。
そのため、不動産会社は、マイナンバーが記載されている住民票を受け取らないのが一般的です。
その場合、記載されていない住民票を取得し直さなければならず、二度手間になるため注意が必要です。

住民票の取得方法

住民票を取得するために、市町村役場に本人が出向くことができない場合は、家族や代理人が代わりに取得することもできます。
その場合は、窓口に行く方の本人確認書類が必要です。
住民票の請求対象者と同一世帯ではない方が請求する場合、委任状も必要です。
なお、印鑑証明書と同様、マイナンバーカードがあれば、コンビニエンスストアでも取得することができます。

賃貸借契約の必要書類の1つである「収入証明書」が必要な理由

最後に、賃貸借契約時の必要書類のうち、「収入証明書」の概要と、必要な理由について解説します。

収入証明書とは

収入証明書という言葉で解説しますが、正式にそのような書類があるわけではありません。
収入を証明できる書類はいくつか種類があり、賃貸借契約時に有効なものであれば、それが収入証明書として扱われます。
たとえば、以下のようなものが挙げられます。

●源泉徴収票
●所得証明書
●確定申告書の写し

会社に勤めている方は、毎年12月に勤務先から配布される源泉徴収票を提出するのが一般的です。
給与明細書を提出する方もいますが、収入証明書としては認められないことがほとんどであるため、事前に確認する必要があります。
また、市町村役場で取得できる所得証明書も、収入証明書として信用度が高いためおすすめです。
ただし、前年度分の所得証明書は、6月頃にならないと取得できません。
それより前に収入証明書を提出する場合は、ほかの書類を検討しましょう。
また、自営業の方は、確定申告書の写しが前年度の収入証明書として認められます。

収入証明書が必要な理由

賃貸物件に入居する際には、入居審査にとおらなければなりません。
入居審査で大家さんが確認したいのは、家賃を支払う能力があるかどうかです。
したがって、収入が家賃に見合わない場合は、入居審査にとおらない可能性があります。
一般的には、月収の2割～3割程度が家賃の目安です。
また、連帯保証人を立てる場合は、その方の収入証明書の提出も求められます。
なぜなら、もし家賃を滞納した場合に、代わりに連帯保証人に家賃を支払ってもらう必要があるためです。
ただし、十分な収入があっても、短期間に転職を繰り返している場合や、フリーランスの方は、入居審査が厳しくなる傾向があることを頭に入れておきましょう。

まとめ

賃貸借契約を結ぶ際の必要書類のうち、連帯保証人を立てる場合は、その方の印鑑証明書が必要です。
また、入居者全員の身元確認をするための住民票や、家賃の支払いの能力を確認するための収入証明書も必要です。
印鑑証明書や住民票は、各市町村で取得する必要があるため、窓口で取得する場合や、代理人に依頼する場合は、早めに取得し、スムーズに契約できるようにしましょう。